Ajouter un fournisseur et demander des devis

Peut ne pas être activé

Gestion des fournisseursn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Votre annuaire des fournisseurs recense chaque entreprise externe à laquelle vous confiez des travaux. Depuis un ordre de travail, vous pouvez demander à plusieurs fournisseurs de chiffrer, comparer leurs prix côte à côte, en accepter un, et enregistrer la facture sur le chantier à son arrivée.

Ajouter un fournisseur

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Fournisseurs et prestataires.
2. Démarrez un nouveau fournisseur.
3. Saisissez le Nom, et la Raison sociale si elle diffère du nom commercial.
4. Choisissez les Catégories de service que le fournisseur couvre.
5. Choisissez les Zones de service où il intervient. Les catégories et les zones déterminent ensemble qui apparaît lorsque vous demandez des devis.
6. Ajoutez les coordonnées de contact que vous utiliserez réellement.
7. Ajoutez des Étiquettes et des Notes si elles aident votre équipe à choisir le bon fournisseur.
8. Enregistrez le fournisseur.

Un nouveau fournisseur démarre comme Prospect. Faites-le évoluer avec Passer à, en indiquant une Raison au changement : Prospect → En qualification → Qualifié → Actif.

Attention

Seuls les fournisseurs Actif peuvent être assignés à un ordre de travail. Si un fournisseur n’apparaît pas dans la liste des assignés, vérifiez d’abord son statut.

Demander des devis

1. Ouvrez l’ordre de travail à chiffrer.
2. Sélectionnez Demander des devis.
3. Sélectionnez les Fournisseurs que vous souhaitez consulter.
4. Rédigez la Description des travaux — précisez exactement ce que vous voulez chiffrer, y compris les contraintes d’accès et les pièces que vous fournissez.
5. Définissez la Date limite de réponse.
6. Sélectionnez Envoyer les demandes.

Chaque fournisseur soumet un devis avec des Lignes (Description, Qté, Coût unitaire, Montant), une Devise, une Taxe facultative, une date Valable jusqu’au et des Notes.

Comparer et accepter

Sélectionnez Comparer les devis pour voir les soumissions côte à côte, puis Accepter le devis sur celui que vous retenez.

Attention

L’acceptation est définitive pour ce tour. Les autres devis soumis sont rejetés automatiquement et l’ordre de travail passe en cours. Un devis expire aussi de lui-même une fois sa date Valable jusqu’au dépassée.

Enregistrer la facture du fournisseur

Lorsque la facture arrive, sélectionnez Ajouter une facture sur le fournisseur ou l’ordre de travail et saisissez le Fournisseur, le Montant et la Devise, un Libellé, et — si les travaux ont été chiffrés — le Lier à un devis. Belrald Assets comptabilise le montant comme une écriture de coût afin qu’il apparaisse dans votre reporting de dépenses.

Retirer un fournisseur

Utilisez Archiver pour un fournisseur que vous n’utilisez plus — l’historique reste intact. La suppression est réservée aux propriétaires et est bloquée tant que des ordres de travail ou des devis ouverts référencent encore le fournisseur.

Ce qui se passe ensuite

La performance d’un fournisseur se construit à partir des travaux que vous lui confiez — temps de réponse, devis acceptés et travaux terminés. Consultez l’onglet Performance avant votre prochain tour de consultation.