Ouvrir et traiter une non-conformité

Peut ne pas être activé

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Le registre des non-conformités consigne les constatations — là où quelque chose n’a pas satisfait à une norme, une procédure ou une exigence — mises au jour par les audits, les inspections, les incidents et les revues. Chaque constatation reçoit une référence telle que NCR-0001 et porte avec elle son analyse de cause racine, ses actions correctives et sa vérification d’efficacité.

Retrouvez cette fonction sous Governance → Non-conformities.

Ouvrir une non-conformité

1. Allez dans Non-conformities et sélectionnez Raise.
2. Saisissez le Title et une Description de ce qui a été constaté et de la raison pour laquelle il s’agit d’une non-conformité.
3. Choisissez la Source — Internal audit, External audit, Certification audit, Inspection, Incident, Supplier review, Management review, Customer complaint ou Self-identified.
4. Pour une source d’audit, choisissez le Standard — ISO/IEC 27001:2022, ISO 45001:2018, ISO 22301:2019 ou PCI-DSS v4.0.
5. Ajoutez une Control reference si la constatation cite une clause, par exemple A.8.24.
6. Choisissez le Grade — Major, Minor ou Observation.
7. Renseignez l’Owner — laissez-le vide et il vous est attribué par défaut.
8. Enregistrez avec Raise.

Attention

Les constatations issues d’un audit doivent citer une norme. Internal audit, External audit et Certification audit exigent toutes un Standard avant l’enregistrement.

Note

La Source est figée une fois la constatation ouverte — vous pouvez ensuite modifier le titre, la description, la norme, la référence de contrôle, le grade et le responsable, mais pas la source.

Analyser la cause racine

1. Ouvrez la non-conformité et allez dans Root cause analysis.
2. Choisissez la Methodology — 5 Whys, Fishbone, 8D ou Narrative.
3. Rédigez le Root cause — la raison sous-jacente de la constatation.
4. Ajoutez d’éventuels Contributing factors — jusqu’à 20.
5. Enregistrez avec Save root cause.

Consigner la cause racine sur une constatation fraîchement ouverte la fait passer à Under analysis. Vous pourrez modifier l’analyse par la suite.

Note

Suggest with AI est réservé à une version ultérieure et affiche Coming soon pour l’instant — rédigez la cause racine vous-même.

Suivre les actions correctives

Ajoutez une action corrective avec une Description, la personne à laquelle elle est Assigned et une Due date égale ou postérieure à aujourd’hui. L’ajout de la première fait passer la constatation à Corrective action.

Chaque action évolue de Open → In progress → Completed → Verified, et bascule en Overdue dès que son échéance est dépassée sans être résolue. Cancel action retire une action devenue sans objet. Une action est considérée comme résolue lorsqu’elle est Completed, Verified ou Cancelled, et l’en-tête du panneau indique combien du total sont résolues.

Note

Séparation des tâches : la personne à laquelle une action corrective est assignée ne peut pas vérifier cette même action — Verify est masqué pour son titulaire.

Vérifier l’efficacité

Une fois toutes les actions correctives résolues, vérifiez que le correctif a réellement tenu.

1. Allez dans Effectiveness verification.
2. Choisissez le Result — Effective, Partially effective ou Ineffective.
3. Consignez l’Evidence qui le confirme.
4. Enregistrez avec Record verification.

Un verdict Effective autorise la clôture de la constatation. Partially effective ou Ineffective la renvoie pour un nouveau tour d’action corrective — elle ne peut être clôturée tant que l’efficacité n’est pas confirmée.

Attention

Une constatation Major ne peut être vérifiée que par un propriétaire, un administrateur ou un gestionnaire. Et le vérificateur ne peut être assigné à aucune action corrective de la même constatation.

Une revue d’efficacité arrive à échéance 30 jours après la résolution de la dernière action corrective ; le tri Review due fait remonter celles qui attendent votre intervention.

Procéder à la clôture

Faites passer la constatation à Closed et indiquez un Reason — la clôture en exige toujours un. Une Observation se clôture librement. Une constatation Major ou Minor requiert d’abord que chaque action corrective soit résolue et que l’efficacité soit vérifiée comme Effective ; jusque-là, le bouton Close explique ce qui reste en suspens.

Une constatation clôturée peut être rouverte pour revenir à Corrective action si de nouvelles informations parviennent.

Enregistrements liés

Une non-conformité ouverte automatiquement depuis un Incident, un Audit, une Management review ou une Supplier review conserve un lien vers sa source, affiché sous Linked records. Ces liens profonds s’ouvriront une fois le module concerné livré.

Statuts à prévoir

Raised → Under analysis → Corrective action → Effectiveness review → Closed. Une observation ne nécessitant aucun suivi formel peut se clôturer sans les étapes intermédiaires.

Établir des rapports sur le registre

Les Reports couvrent les constatations ouvertes regroupées par grade, source, norme ou responsable, votre taux de clôture, le temps moyen de clôture par grade et les causes racines récurrentes — sur une fenêtre de 30, 90 ou 365 jours. Exportez le registre lui-même avec Export CSV ou Export PDF.