Créer et activer un bail

Peut ne pas être activé

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Un bail est l’enregistrement d’une location : quel logement, quel locataire, pour combien de temps et à quel loyer. Il pilote la facturation du loyer, l’occupation du logement ainsi que les états des lieux d’entrée et de sortie ; il vaut donc la peine de bien renseigner les détails avant de l’activer.

Rédiger le bail

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Baux.

2. Sélectionnez Nouveau bail.

3. Choisissez le Logement. Seuls les logements actifs et marqués comme louables peuvent être loués — si le logement souhaité n’apparaît pas, corrigez-le d’abord dans Emplacements.

4. Choisissez le Locataire.

5. Définissez le Type de bail — Résidentiel ou Commercial. Ce choix détermine le flux de statuts que suit le bail ; les baux commerciaux ajoutent un statut Maintien dans les lieux après expiration.

6. Renseignez la Date de début, puis soit une Date de fin, soit cochez Durée indéterminée. Choisissez l’un ou l’autre, pas les deux.

7. Saisissez le Loyer et la Devise, choisissez une Périodicité (Mensuel, Trimestriel ou Annuel), et définissez le jour de la période où le Loyer est dû.

   Attention

   La devise est verrouillée une fois le bail actif. La modifier ensuite redénominerait silencieusement l’historique du loyer, aussi le formulaire l’empêche — choisissez la bonne devise dès maintenant.

8. Définissez une Indexation si le loyer augmente selon un calendrier — % fixe, Indexé RPI ou Révision manuelle — avec la date de révision.

9. Saisissez le Dépôt de garantie et choisissez Détenu par. Les dépôts Détenu par le gestionnaire sont comptabilisés dans votre grand livre à l’activation du bail. Les dépôts en Séquestre sont détenus en externe et nécessitent un Prestataire de séquestre et une Référence de protection.

10. Ajoutez d’éventuelles Charges locatives. Chacune est facturée soit Avec le loyer, soit sur une Facture séparée, et doit utiliser la même devise que le loyer.

11. Ajoutez des Occupants supplémentaires et des Garants si la location en comporte. Chaque garant signe son propre document, distinct du bail lui-même.

12. Enregistrez le bail. Il est créé à l’état de Brouillon et rien n’est encore facturé.

L’envoyer pour signature

1. Ouvrez le bail et sélectionnez Envoyer pour signature.
2. Rattachez un contrat : choisissez-en un existant, ou créez-en un nouveau depuis ici. Un bail ne peut pas partir en signature sans contrat — les parties et leurs adresses e-mail figurent sur le contrat, pas sur le bail.
3. Confirmez. Le bail passe à En attente de signature et chaque partie signataire reçoit un e-mail avec son propre lien. Elles n’ont pas besoin d’un compte Belrald Assets pour signer.

Le bail s’active de lui-même une fois le contrat entièrement signé — vous n’avez pas à revenir le faire manuellement.

Note

Signé sur papier ou ailleurs ? Utilisez le Contournement manuel sur le bail pour l’activer sans cérémonie de signature aboutie. C’est audité, réservez-le donc aux signatures véritablement hors ligne.

Astuce

Joignez l’état des lieux d’entrée et les éventuelles copies de pièces d’identité sur l’onglet Fichiers du bail avant l’emménagement du locataire. Ils sont bien plus difficiles à obtenir après coup.

Ce qui se passe ensuite

L’activation du bail enclenche plusieurs choses à la fois :

• L’occupation du logement passe à Occupé.
• Un échéancier de loyer est créé, et les factures se génèrent selon la périodicité que vous avez définie.
• Un dépôt détenu par le gestionnaire est comptabilisé au grand livre comme un encaissement.
• Un état des lieux d’entrée est planifié sur le bail.

À partir de là, le bail évolue entre Brouillon → En attente de signature → Actif → Préavis donné → Expiré, Résilié ou Renouvelé au fil de la location. Chaque changement est consigné sur l’onglet Chronologie du bail.