Suivre les logiciels et les licences

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La gestion des logiciels et des licences tient un catalogue unique de logiciels autorisés, consigne où chaque titre est installé sur vos actifs et suit le nombre de postes, les renouvellements et l’état de conformité de chaque titre. Elle produit les preuves SOC 2 CC6.1 attendues par les auditeurs — l’inventaire des logiciels autorisés, la position en postes et la détection des logiciels interdits, réunis au même endroit.

Retrouvez cette fonction sous Gouvernance → Logiciels. Le bureau comporte trois onglets : Catalogue, Installations et Conformité.

Note

Les postes utilisés et l’état de conformité sont calculés par un travail de réconciliation nocturne — ils sont en lecture seule dans l’application et ne peuvent pas être saisis.

Constituer le catalogue de logiciels

Le catalogue est votre registre des titres de logiciels. Quelques titres de départ sont amorcés automatiquement sur un nouveau compte ; ajoutez les vôtres depuis Catalogue → Ajouter un titre.

1. Saisissez le Nom et l’Éditeur — les deux sont obligatoires.
2. Ajoutez une Version si elle a de l’importance (facultatif).
3. Choisissez le Modèle de licence — Par poste, Par appareil, Simultané, Abonnement, Perpétuel, Open source ou Gratuiciel.
4. Définissez le Statut d’autorisation (voir ci-dessous).
5. Saisissez les Postes achetés si le titre est concédé sous licence par poste.
6. Ajoutez un Propriétaire, un Contrat, des Actifs liés, une date d’Expiration, un Rappel de renouvellement et des Étiquettes selon les besoins.
7. Enregistrez le titre.

Seuls les titres Par poste, Par appareil et Abonnement sont limités en postes — les autres affichent Non limité en postes pour ce modèle et n’affichent jamais de barre de postes.

Note

Les postes achetés sont maintenus à la main — les bons de commande ne les synchronisent pas encore.

La liste du catalogue affiche chaque titre avec son modèle, son autorisation, sa position en postes, son état de conformité et son expiration. Une date d’expiration passe en ambre dans sa fenêtre de renouvellement et en rouge une fois dépassée.

Autoriser un titre

Chaque titre porte un Statut d’autorisation :

• Approuvé — autorisé à l’usage.
• Approuvé (restreint) — autorisé sous conditions.
• En attente de revue — non encore tranché. C’est la valeur par défaut d’un nouveau titre.
• Interdit — ne doit pas être installé.

Approuver, restreindre ou interdire un titre est une action privilégiée — seul un propriétaire ou un administrateur peut la définir. Toute personne pouvant créer ou modifier un titre peut le laisser En attente de revue.

Lire la position en postes

Chaque titre affiche ses postes sous la forme utilisés / achetés — par exemple 42 / 50. Un titre limité en postes comptant plus d’installations que de postes est signalé Sur-licencié et affiche un badge +N au-delà ; un titre sans plafond de postes indique N / illimité et n’affiche aucune barre. Le décompte porte une mention réconcilié … · recalculé chaque nuit pour indiquer sa fraîcheur.

Consigner les installations

L’onglet Installations est l’inventaire des endroits où tournent réellement les logiciels. Rien n’y est amorcé — ajoutez les installations une par une, ou importez-les.

1. Allez dans Installations → Ajouter une installation.
2. Choisissez l’Actif hôte — c’est obligatoire.
3. Reliez le Titre du catalogue. Laissez ce champ vide si le logiciel n’est pas dans le catalogue — il sera signalé Non licencié.
4. Consignez le Nom brut tel que rapporté par le MDM, une Version et la date d’Installation.
5. Choisissez la Source de découverte — Manuelle, Synchro MDM, Import CSV ou Webhook API.
6. Enregistrez.

Le Statut d’une installation — Conforme, Sur-licencié, Non licencié, Interdit ou En attente de revue — est normalement recalculé chaque nuit à partir du lien avec le catalogue. À la modification d’une installation, vous pouvez définir un statut manuel, mais le travail nocturne le recalculera. La source de découverte ne peut pas être modifiée après la création d’une installation.

Note

Classer — la correspondance par IA des noms bruts de logiciels avec les titres du catalogue — arrive bientôt. Pour l’instant, modifiez une installation pour définir son titre à la main.

Importer des installations depuis un CSV

Pour charger un export MDM ou CSV, utilisez Importer un CSV dans l’un ou l’autre onglet. L’assistant se déroule en quatre étapes — Téléverser, Mapper les colonnes, Aperçu et Résultat.

• Les fichiers sont analysés dans votre navigateur ; les formats CSV et XLSX sont acceptés, jusqu’à 5 000 lignes par import.
• Chaque ligne exige un identifiant d’actif hôte ; les autres colonnes sont facultatives.
• La source de découverte est fixée à Import CSV automatiquement.
• Le serveur valide chaque ligne : les actifs hôtes inconnus échouent et les doublons sont ignorés, de sorte qu’un import peut s’achever partiellement. L’écran de résultat détaille le lot en total, créés, ignorés et échoués.

Produire des preuves de conformité

L’onglet Conformité est l’artefact de preuve CC6.1 des logiciels autorisés. Il liste chaque titre du catalogue avec son éditeur, sa position en postes, son état de conformité, son expiration et son contrat, trié par nom. Il est généré à la lecture et reflète la dernière réconciliation nocturne, et il porte un horodatage Généré.

Quatre pastilles de synthèse résument la situation : Conforme, Sur-licencié, Interdit / non licencié et En attente de revue. Filtrez par état de conformité pour restreindre le tableau — un filtre contourne le cache serveur de cinq minutes et renvoie la position en direct. Utilisez Imprimer / Exporter pour produire une copie destinée à un auditeur.

Archiver ou supprimer un titre

Ouvrez un titre et choisissez Archiver pour le masquer du catalogue tout en le conservant à des fins d’audit.

Un propriétaire peut plutôt Supprimer définitivement. Cette action est irréversible — elle retire le titre et fait passer chaque installation qui lui est liée à Non licencié en effaçant le lien avec le catalogue.

Statuts à prévoir

L’état de conformité d’un titre est l’un des suivants : Conforme, Sur-licencié, Non licencié présent, Interdit présent ou En attente de revue. Une installation indique Conforme, Sur-licencié, Non licencié, Interdit ou En attente de revue. Les deux sont définis par le travail nocturne, sauf si vous remplacez le statut d’une installation à la main.

Qui peut faire quoi

Toute personne disposant d’un accès peut consulter le catalogue, les installations et les preuves de conformité. Les gestionnaires peuvent ajouter et modifier des titres, modifier des installations et lancer des imports. L’archivage, l’autorisation d’un titre et la suppression définitive sont réservés aux propriétaires et aux administrateurs — et seul un propriétaire peut supprimer un titre définitivement.