Réaliser un état des lieux d'entrée ou de sortie

Peut ne pas être activé

États des lieux de bailn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Un état des lieux constitue la preuve derrière une décision sur le dépôt de garantie. L’état des lieux d’entrée fixe l’état de référence du logement ; celui de sortie lui est comparé, et ce qui a changé détermine les retenues.

Trouver ou planifier l’état des lieux

La plupart des états des lieux sont créés pour vous : un état des lieux d’entrée lorsqu’un bail est activé, et un état des lieux de sortie lorsqu’un bail est résilié ou atteint sa date de fin — ce dernier est planifié environ une semaine avant la restitution.

Pour en planifier un vous-même — un contrôle en cours de bail ou une visite ponctuelle :

1. Dans la barre latérale, sélectionnez États des lieux.
2. Sélectionnez Planifier un état des lieux.
3. Choisissez le Bail, le Type et la date sous Prévu le.
4. Cochez En présence du locataire si le locataire sera présent, et Validation requise si vous souhaitez que le rapport soit signé.
5. Sélectionnez Planifier.

Note

Un bail ne peut avoir qu’un seul état des lieux actif de chaque type à la fois. Si le formulaire indique qu’il en existe déjà un, ouvrez-le plutôt que d’en créer un second.

Le réaliser

Réaliser un état des lieux est un parcours en trois étapes — Démarrer, Saisir, Vérifier.

1. Ouvrez l’état des lieux et sélectionnez Réaliser, puis Démarrer l’état des lieux. Son statut devient En cours.
2. Sous Saisie, consignez ce que vous inspectez au fur et à mesure. Pour chaque ligne, définissez la Zone et l’Élément, puis l’État actuel : Neuf, Bon, Correct, Mauvais, Endommagé ou Manquant. Sélectionnez Ajouter un élément pour le suivant — il n’y a pas de liste de contrôle figée, consignez donc ce que le logement contient réellement.
3. Sélectionnez Ajouter des photos sur les lignes qui nécessitent une preuve, et utilisez Note pour tout ce qu’une photo ne montre pas. À la sortie, vous comparez avec la Référence d’entrée affichée à côté de chaque élément.
4. Activez Au-delà de l’usure normale pour tout ce dont le locataire devrait être responsable, et ajoutez le Coût estimé.
5. Sur Vérifier et terminer, utilisez Ajouter une retenue pour convertir les responsabilités en retenues sur le dépôt de garantie — chacune avec un Poste, un Montant et son Justificatif.
6. Sélectionnez Terminer l’état des lieux (à l’entrée, Terminer et enregistrer la référence).

Attention

Un état des lieux est verrouillé une fois terminé. Consignez tout — y compris les photos — avant de le finaliser.

Ce qui se passe ensuite

À l’entrée, l’état consigné devient la référence. Chaque état des lieux ultérieur sur ce bail affiche une colonne d’entrée à côté de ce que vous constatez, de sorte que les changements sautent aux yeux.

À la sortie, le dépôt de garantie est réconcilié : la restitution correspond au dépôt moins les retenues convenues, et tout solde manquant devient une charge sur le compte du locataire. Le brouillon de paiement et l’éventuelle facture de dépassement apparaissent dans Loyers et facturation pour que vous les examiniez avant qu’ils ne partent.

Si le locataire conteste le résultat, marquez l’état des lieux Contesté avec un motif — les montants sont gelés jusqu’à ce qu’un administrateur tranche, de sorte que rien n’est versé ni facturé tant que le désaccord persiste.