Facturer le loyer et enregistrer les paiements

Peut ne pas être activé

Loyers et facturationn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Loyers et facturation transforme un bail actif en factures, encaisse le loyer et comptabilise le résultat dans votre grand livre. La majeure partie fonctionne d’elle-même — vous intervenez pour émettre des charges ponctuelles, enregistrer des paiements reçus en dehors de la plateforme et traiter les impayés.

Vérifier l’échéancier de loyer

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Loyers et facturation, puis Échéanciers.
2. Trouvez le bail. Un échéancier apparaît automatiquement à l’activation d’un bail, et se clôt lorsque le bail prend fin.
3. Utilisez Suspendre pour arrêter la génération des factures pendant une période, et Reprendre pour la relancer.

Les montants sont relus depuis le bail à chaque émission de facture, et non copiés dans l’échéancier. C’est pourquoi une révision de loyer en cours de location s’applique à la facture suivante sans que vous n’ayez rien à modifier.

Émettre une facture ponctuelle

1. Sélectionnez Factures, puis Brouillon de facture.
2. Choisissez le Bail et la Période de facturation.
3. Ajoutez les lignes — charges de Loyer, de Service ou Ponctuelles.
4. Sélectionnez Émettre la facture.

Attention

Un bail qui n’est pas actif ne peut pas être facturé. Les totaux affichés sur un brouillon sont des estimations — ils sont figés au moment où vous émettez la facture, ce qui est aussi le moment où le locataire est notifié.

Utilisez Annuler pour supprimer une facture qui n’aurait jamais dû exister, et Passer en perte pour une facture dont vous renoncez au recouvrement. Les deux laissent la facture dans les enregistrements avec une piste d’audit ; aucune ne la supprime.

Enregistrer un paiement que vous avez encaissé vous-même

Les locataires qui paient via le portail sont réconciliés automatiquement — leur prestataire nous l’indique, et la facture se met à jour d’elle-même. Enregistrez un paiement à la main uniquement lorsque l’argent est arrivé en dehors de la plateforme :

1. Sélectionnez Paiements, puis Enregistrer un paiement.
2. Saisissez le Montant et choisissez le Moyen. Seuls Virement bancaire, Espèces et Manuel peuvent être enregistrés à la main — les paiements par prestataire comme M-Pesa ou Paystack arrivent via le prestataire, pas par ce formulaire.
3. Répartissez le paiement sur les factures impayées du locataire. Un même paiement peut solder plusieurs factures ; les répartitions doivent correspondre au montant du paiement.
4. Confirmez.

La facture passe à Partiellement payée ou Payée, et le paiement est comptabilisé au grand livre.

Relancer les impayés

Une facture impayée devient En retard après sa date d’échéance et passe par les étapes de relance — À jour → Rappel → Deuxième relance → Mise en demeure → Recouvrement — avec le locataire notifié à chaque étape. Les frais de retard sont appliqués par la politique de frais de retard rattachée au compte ou au bail.

Filtrez la liste des factures par Relance pour voir qui en est à quelle étape.

Éditer un relevé

1. Sélectionnez Relevés.
2. Choisissez le bail et une plage de dates de 366 jours au maximum.
3. Lisez le relevé à l’écran — solde d’ouverture, chaque charge et paiement de la période, et solde de clôture.

Note

L’export PDF des relevés n’est pas encore disponible. Si vous sélectionnez Télécharger le PDF et que l’export n’est pas activé, l’application vous le signale et le relevé à l’écran reste affiché. Les locataires voient le même relevé dans leur portail.