Qualifier un fournisseur ou un prestataire

Peut ne pas être activé

Gestion des fournisseurs et prestatairesn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

La gestion des fournisseurs étend votre annuaire des fournisseurs en une fiche maîtresse unique pour chaque partie externe que vous payez — prestataires de maintenance, fournisseurs de pièces et d’investissement, entreprises de construction, services immobiliers, recycleurs, œuvres caritatives auxquelles vous donnez des actifs, et services professionnels. Elle ajoute les contrôles dont une équipe finances ou achats a besoin avant que l’argent ne circule.

Définissez le Type de chaque fiche pour que les bons contrôles et les bons sélecteurs s’appliquent.

Qualifier un fournisseur

La qualification est une liste de vérifications que Belrald Assets impose — vous ne pouvez pas marquer un fournisseur comme qualifié tant que chaque prérequis n’est pas rempli.

1. Ouvrez le fournisseur et allez dans l’onglet KYC et documents.
2. Saisissez le Numéro fiscal, le Numéro d’immatriculation et la Résidence fiscale.
3. Joignez les Documents KYC — certificat d’immatriculation, attestation fiscale, pièce d’identité des dirigeants et justificatif de bénéficiaire effectif.
4. Sélectionnez Vérifier le KYC.
5. Enregistrez l’assurance du fournisseur sur l’onglet Assurance et paiement, ainsi que le contrat-cadre de services signé.
6. Sélectionnez Qualifier le fournisseur et vérifiez les prérequis, chacun affiché comme Rempli ou Non rempli :
   • KYC vérifié
   • Preuve d’assurance active
   • Contrat-cadre de services signé
   • Évaluation de sûreté approuvée, pour les fournisseurs qui accèdent à vos données
7. Sélectionnez Qualifier.

Le fournisseur passe à Qualifié, et à partir de là vous pouvez le rendre Actif.

Évaluer un fournisseur qui accède à vos données

1. Envoyer le questionnaire au fournisseur.
2. Enregistrer les réponses lorsqu’elles reviennent.
3. Approuver l’accès aux données si les réponses sont acceptables.

Ensuite, utilisez Enregistrer une revue pour consigner chaque revue de sûreté périodique — son périmètre, son évaluation globale, ses constats, et la date d’échéance de la suivante.

Attention

Une revue évaluée Critique suspend immédiatement le fournisseur et crée une non-conformité. Personne ne peut lui confier de travaux tant que le constat n’est pas soldé.

Suivre les accueils sécurité

Pour les prestataires travaillant sur vos sites, sélectionnez Ajouter un accueil et consignez le site, le type d’accueil et ses dates. Un accueil expiré empêche l’autorisation du prestataire sur un permis de travail.

Gérer les fournisseurs de données de carte

Si un fournisseur traite des données de carte, utilisez l’onglet PCI-DSS : Générer la matrice par défaut, puis Ajouter une AOC pour chaque attestation de conformité. Un fournisseur de données de carte ne peut être rendu actif sans une attestation à jour et conforme.

Coordonnées bancaires

Les coordonnées bancaires relèvent de leur propre autorisation et sont masquées à tous les autres. Les valeurs sont masquées jusqu’aux quatre derniers chiffres dans les enregistrements d’audit, de sorte que seules les personnes ayant explicitement besoin des coordonnées de paiement peuvent les voir.

Marquer des fournisseurs préférés

Sélectionnez Ajouter une préférence pour marquer un fournisseur comme préféré pour une catégorie d’actif ou une catégorie de pièce.

Note

Le statut préféré ne fait que réordonner les suggestions que vous voyez. Il ne masque jamais les autres fournisseurs qualifiés, de sorte que vous pouvez toujours en choisir un autre.