Planifier un budget

Peut ne pas être activé

Planification budgétairen'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Un budget est un plan de dépenses annuel que vous saisissez mois par mois. Belrald Assets le compare aux dépenses réelles du grand livre, projette là où l’exercice atterrira au rythme de dépense actuel, et vous avertit avant que vous n’épuisiez votre enveloppe.

Créer un budget

1. Allez dans Finance → Budgets et sélectionnez Nouveau budget.
2. Saisissez le Nom.
3. Choisissez l’Exercice et le mois de Début.
4. Choisissez la Portée — le compte entier, un Emplacement ou une Catégorie d’actif — et sélectionnez la cible.
5. Choisissez la Devise et le Responsable qui en rend compte.
6. Définissez les seuils Alerte à. Jusqu’à quatre, de 1 % à 100 %, par ordre croissant.
7. Construisez le Plan mensuel : Ajouter une catégorie, puis saisissez ses douze montants mensuels. Les chiffres cumulés Total ligne, Total mensuel et Total général se mettent à jour à mesure que vous saisissez.
8. Sélectionnez Enregistrer le brouillon, ou Enregistrer et activer si vous êtes prêt.

Note

Chaque catégorie de coût ne peut apparaître qu’une fois et doit être renseignée pour les douze mois, même si certains mois sont à zéro.

L’activer

Seuls les budgets Actif sont surveillés. Un brouillon ne suit rien, et un budget archivé cesse d’être surveillé. Activez dès que les chiffres sont validés.

Attention

La portée et l’exercice se verrouillent dès qu’une dépense est enregistrée sur le budget. Assurez-vous de bien les définir avant d’activer. Tout le reste — nom, responsable, devise, seuils d’alerte et montants mensuels — reste modifiable.

Vous ne pouvez avoir qu’un seul budget par exercice pour une portée et une cible données. Belrald Assets refuse un budget qui se chevauche et vous renvoie vers celui qui existe déjà.

Lire l’écart

Ouvrez la vue Écart du budget et définissez la date Au. Elle affiche Budgété, Réel (à ce jour), Écart et Projection annuelle, ventilés Par catégorie, Par mois ou sous forme de matrice.

Note

L’écart correspond au réel moins le budgété, donc un nombre négatif signifie que vous êtes sous le budget. Lorsqu’une devise n’a pas de taux de change, le chiffre s’affiche comme indisponible plutôt que d’être discrètement écarté.

Alertes et approbations de dépassement

Chaque seuil se déclenche une fois par période et par catégorie, mesuré par rapport au rythme de dépense annuel projeté plutôt qu’aux dépenses à ce jour — de sorte que vous êtes informé d’un problème alors qu’il est encore temps d’agir.

Franchir votre limite de dépenses engagées déclenche une demande d’approbation. Sélectionnez Voir dans les approbations pour savoir chez qui elle se trouve.

Attention

L’approbation acte que quelqu’un a autorisé le dépassement après coup. Elle ne bloque pas la dépense, et elle n’annule pas l’ordre de travail ou le bon de commande qui l’a provoquée.

Retirer un budget

Archivez un budget en fin d’exercice — il cesse d’être surveillé mais conserve son historique. La suppression est réservée aux propriétaires.