Personnalisez les statuts et les flux de travail

Peut ne pas être activé

Personnalisation des flux de travail n'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Un flux de travail définit les statuts par lesquels passe un type d’enregistrement et les transitions autorisées entre eux. Belrald Assets fournit des valeurs par défaut pertinentes ; ne modifiez donc ceci que lorsque le processus réel de votre équipe diffère — par exemple, lorsque les ordres de travail nécessitent une étape « En attente de pièces ».

Chaque statut appartient à une catégorie — un regroupement système fixe comme « en cours » ou « terminé ». Ce sont les catégories que le reste du produit interprète, de sorte que votre statut personnalisé continue de fonctionner dans les tableaux de bord et les rapports.

Construire un flux de travail

Chaque type d’enregistrement possède déjà un flux de travail. Belrald Assets en crée un par défaut pour les ordres de travail, les demandes de maintenance, les actifs, les fournisseurs, les emplacements et les programmes de maintenance préventive, et le marque actif dès le départ — la plupart du temps, vous ajustez donc le flux de travail déjà en cours d’exécution plutôt que d’en construire un à partir de rien.

Allez dans Paramètres → Flux de travail et choisissez un type d’enregistrement. Ce que vous voyez ensuite dépend de la présence ou non d’un flux de travail pour ce type d’enregistrement.

Ajuster le flux de travail actif (le cas habituel)

Si le type d’enregistrement possède déjà un flux de travail — l’en-tête affiche son nom avec · actif, et vous arrivez sur l’onglet Statuts — travaillez directement dessus.

La page de chaque type d’enregistrement comporte trois onglets : Statuts, Transitions et Aperçu.

1. Sur l’onglet Statuts, sélectionnez Nouveau statut. Donnez-lui :
   • une clé — jusqu’à 48 caractères, commençant par une lettre minuscule, puis lettres minuscules, chiffres et traits de soulignement (par exemple, awaiting_parts). Elle est permanente ;
   • un nom d’affichage ;
   • une catégorie — l’un des regroupements fixes de ce type d’enregistrement (les demandes de maintenance, par exemple, ont Soumis, En cours d’examen, Promu, En cours, En attente, Résolu et Rejeté). La couleur, l’icône et la description sont facultatives.
2. Les statuts sont regroupés sous leur catégorie. Un statut par catégorie est celui par défaut — indiqué par un badge par défaut. Pour le changer, utilisez le menu ⋯ de la ligne du statut → Définir par défaut.
3. Ouvrez l’onglet Transitions et ajoutez les mouvements — quel statut peut passer à quel autre. Si une transition n’est pas répertoriée, personne ne peut l’effectuer.
4. Consultez l’onglet Aperçu pour voir le rendu de vos statuts et de vos transitions — pastilles de statut, badges de catégorie, menu de transition en direct et feuille de confirmation.

Les statuts créés d’origine sont marqués système (un petit cadenas). Vous pouvez les renommer, les recolorer, les réorganiser et les archiver, mais vous ne pouvez pas supprimer un statut système.

Note

Les statuts peuvent être modifiés par les propriétaires et les administrateurs. Les transitions sont réservées aux propriétaires — les administrateurs voient cet onglet en lecture seule.

Partir d’un préréglage (au premier lancement uniquement)

Si un type d’enregistrement n’a aucun flux de travail, la page s’ouvre plutôt sur Partir d’un préréglage sectoriel. Vous verrez rarement cet écran : Belrald Assets crée un flux de travail dès la première utilisation d’un type d’enregistrement, si bien qu’au moment où vous ouvrez Paramètres → Flux de travail, il en existe généralement déjà un.

Si vous y arrivez malgré tout :

1. Choisissez une carte de préréglage, ou Partir de zéro pour obtenir un statut par catégorie. Les préréglages proposés dépendent du type d’enregistrement.
2. Donnez au nouveau flux de travail un nom — jusqu’à 64 caractères — et sélectionnez Créer. Il devient immédiatement le flux de travail actif.
3. Ajoutez et organisez les statuts et les transitions comme ci-dessus.

Note

La clé d’un statut est permanente. Les intégrations et les rapports y font référence ; choisissez-la donc avec soin — vous pourrez renommer le nom d’affichage plus tard, mais pas la clé.

Note

Chaque type d’enregistrement possède un seul flux de travail, que vous ajustez sur place. Il n’existe pas de second flux de travail à construire puis à activer.

Règles à respecter

• Jusqu’à 25 statuts par flux de travail. Au-delà, demandez-vous si vous avez besoin d’une étiquette plutôt que d’un statut.
• Clés réservées — archived, deleted, draft, system et null ne peuvent pas être utilisées comme clés de statut.
• Les recatégorisations à grande échelle sont bloquées. Déplacer un statut vers une catégorie différente lorsque cela concerne plus de 50 000 enregistrements nécessite qu’un propriétaire l’autorise. Les administrateurs ne peuvent pas le forcer.

Ajuster un flux de travail actif

• Réorganisez les statuts pour que les tableaux se lisent de gauche à droite dans l’ordre où le travail s’écoule réellement.
• Archivez un statut que vous n’utilisez plus, et restaurez-le si vous en avez de nouveau besoin.
• Désactivez une transition pour fermer un raccourci sans supprimer le statut.

Certaines de ces opérations s’exécutent comme des tâches en arrière-plan sur les grands espaces de travail. Le changement est appliqué une fois la tâche terminée.

Ce qui se passe ensuite

Chaque changement de statut dans le produit est vérifié par rapport au flux de travail actif — dans l’application web, sur mobile et via l’automatisation. Une transition que vous n’avez pas autorisée est rejetée plutôt qu’appliquée silencieusement.