Personnalisez les statuts et les flux de travail

Peut ne pas être activé

Personnalisation des flux de travailn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Un flux de travail définit les statuts par lesquels passe un type d’enregistrement et les transitions autorisées entre eux. Belrald Assets fournit des valeurs par défaut pertinentes ; ne modifiez donc ceci que lorsque le processus réel de votre équipe diffère — par exemple, lorsque les ordres de travail nécessitent une étape « En attente de pièces ».

Chaque statut appartient à une catégorie — un regroupement système fixe comme « en cours » ou « clôturé ». Ce sont les catégories que le reste du produit interprète, de sorte que votre statut personnalisé continue de fonctionner dans les tableaux de bord et les rapports.

Construire un flux de travail

1. Allez dans Paramètres → Flux de travail.
2. Choisissez le type d’enregistrement — ordres de travail, demandes de maintenance, actifs, fournisseurs, emplacements, programmes de maintenance préventive, incidents, permis et plus encore.
3. Démarrez un nouveau flux de travail, soit à partir d’un préréglage, soit en copiant un flux existant.
4. Donnez-lui un nom — jusqu’à 64 caractères.
5. Ajoutez vos statuts. Chacun a besoin d’une clé en lettres minuscules, chiffres et traits de soulignement (par exemple, awaiting_parts), d’un nom d’affichage et d’une catégorie valide pour ce type d’enregistrement. La couleur, l’icône et la description sont facultatives.
6. Marquez un statut par catégorie comme étant celui par défaut de cette catégorie.
7. Ajoutez les transitions — quel statut peut passer à quel autre. Si une transition n’est pas répertoriée, personne ne peut l’effectuer.
8. Activez le flux de travail.

Note

La clé d’un statut est permanente. Les intégrations et les rapports y font référence ; choisissez-la donc avec soin — vous pourrez renommer le nom d’affichage plus tard, mais pas la clé.

Attention

L’activation remplace le flux de travail actuellement utilisé pour ce type d’enregistrement. Les enregistrements existants conservent leur statut ; assurez-vous donc que chaque statut en usage existe toujours dans le nouveau flux de travail — sinon ces enregistrements se retrouvent quelque part où vous ne le souhaitiez pas.

Règles à respecter

• Jusqu’à 25 statuts par flux de travail. Au-delà, demandez-vous si vous avez besoin d’une étiquette plutôt que d’un statut.
• Clés réservées — archived, deleted, draft, system et null ne peuvent pas être utilisées comme clés de statut.
• Les recatégorisations à grande échelle sont bloquées. Déplacer un statut vers une catégorie différente lorsque cela concerne plus de 50 000 enregistrements nécessite qu’un propriétaire l’autorise. Les administrateurs ne peuvent pas le forcer.

Ajuster un flux de travail actif

• Réorganisez les statuts pour que les tableaux se lisent de gauche à droite dans l’ordre où le travail s’écoule réellement.
• Archivez un statut que vous n’utilisez plus, et restaurez-le si vous en avez de nouveau besoin.
• Désactivez une transition pour fermer un raccourci sans supprimer le statut.

Certaines de ces opérations s’exécutent comme des tâches en arrière-plan sur les grands espaces de travail. Le changement est appliqué une fois la tâche terminée.

Ce qui se passe ensuite

Chaque changement de statut dans le produit est vérifié par rapport au flux de travail actif — dans l’application web, sur mobile et via l’automatisation. Une transition que vous n’avez pas autorisée est rejetée plutôt qu’appliquée silencieusement.