Établir une demande d'investissement et émettre un bon de commande

Peut ne pas être activé

Acquisition et approvisionnementn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Les achats constituent le versant acquisition de Belrald Assets : justifiez un achat, faites-le approuver, collectez des devis, émettez un bon de commande, réceptionnez les marchandises, et laissez Belrald Assets créer l’actif pour vous. Les dépenses sont comptabilisées dans le grand livre au fil de l’eau, de sorte que budgets et rapports restent fiables.

Vous utiliserez quatre écrans sous Approvisionnement : Demandes d’investissement, Bons de commande, Réception et Projets.

Établir une demande d’investissement

1. Allez dans Approvisionnement → Demandes d’investissement et sélectionnez Nouvelle demande.
2. Saisissez le Titre et la Description.
3. Rédigez la Justification — c’est ce qu’un approbateur lit.
4. Saisissez le Coût estimé.
5. Choisissez l’Emplacement prévu et la Catégorie d’actif.
6. Joignez des Pièces jointes — une spécification, un devis, une photo de l’équipement défaillant.
7. Sélectionnez Soumettre.

Si l’estimation dépasse votre seuil d’investissement, la demande part vers la boîte de réception des approbations et attend. En dessous du seuil, elle est approuvée automatiquement.

Collecter les devis

Une fois approuvée, sélectionnez Lancer l’appel d’offres, saisissez l’Étendue des travaux et une Date limite de réponse, et envoyez-la à vos fournisseurs. Ouvrez l’onglet Devis à mesure qu’ils arrivent et sélectionnez Accepter le devis sur celui que vous retenez. Cela vous prépare un brouillon de bon de commande.

Émettre le bon de commande

Vérifiez le brouillon, puis sélectionnez Émettre le BC. Il est demandé au fournisseur de le confirmer, et le montant est comptabilisé dans le grand livre comme dépense engagée.

Attention

Un bon de commande ne peut être modifié que tant qu’il est à l’état de brouillon. Après l’avoir émis, le seul moyen de le changer est de l’annuler — en indiquant un motif — et d’en émettre un nouveau.

Réceptionner les marchandises

1. Allez dans Approvisionnement → Réception et ouvrez le bon de commande.
2. Saisissez la quantité Reçu et l’État.
3. Consignez le Numéro de lot et les éventuels Numéros de série.
4. Ajoutez des Photos de ce qui est arrivé, surtout en cas de dommage.
5. Sélectionnez Terminer.

Le bon de commande passe à Partiellement reçu ou Reçu, le montant est comptabilisé comme dépense réelle, et toute ligne d’actif est mise en service dans votre registre des actifs automatiquement.

Attention

Vous ne pouvez pas réceptionner plus que la quantité restante, et vous ne pouvez réceptionner que sur un bon de commande que le fournisseur a confirmé. Si la livraison dépasse la commande, établissez une nouvelle commande plutôt que de sur-réceptionner.

Piloter un projet d’investissement

Utilisez Projets pour les travaux de construction et d’investissement livrés par étapes.

• Nouveau projet, puis ajoutez ses jalons.
• Terminer le jalon prépare un bon de commande de paiement pour cette étape, net de retenue.
• Ajouter une réserve pour consigner les défauts constatés à la réception.
• Réception définitive libère la retenue que vous avez conservée.

Un jalon ne peut être payé qu’une seule fois.

Statuts à prévoir

• Demande d’investissement — Brouillon → Soumise → Approuvée ou Rejetée → Convertie en BC (ou Retirée).
• Bon de commande — Brouillon → En signature → Confirmé → Partiellement reçu → Reçu → Clôturé (ou Annulé).
• Projet — Planification → En cours → Réception provisoire → Réception définitive (ou Annulé).

Note

L’approbation, l’émission et l’annulation sont réservées aux propriétaires, administrateurs et administrateurs des achats. Les gestionnaires ne peuvent pas émettre de bon de commande ; les techniciens peuvent créer et clôturer des réceptions de marchandises.