Configurer les approbations

Peut ne pas être activé

Approbationsn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Les approbations constituent le moteur unique de validation de tout le produit. Vous rédigez une politique — « lorsque le coût dépasse 500 000, achemine la demande vers un gestionnaire puis vers un propriétaire » — et dès qu’un élément correspondant est créé, Belrald Assets ouvre une demande d’approbation et les bonnes personnes la tranchent depuis une seule boîte de réception.

Les politiques peuvent couvrir les ordres de travail, les bons de commande, les changements de budget, les réquisitions, les demandes d’investissement, les jalons de projet, les cessions, les demandes de changement, les actions de facturation des locataires et les inventaires tournants de stock.

Rédiger une politique d’approbation

1. Allez dans Paramètres → Politiques d’approbation.
2. Créez une politique et donnez-lui un nom.
3. Choisissez le périmètre — le type d’élément auquel elle s’applique.
4. Définissez le champ déclencheur — la valeur que la politique surveille, comme le coût.
5. Choisissez l’opérateur — est supérieur à, est au moins, est inférieur à, est au plus, égale ou n’est pas — et saisissez la valeur.
6. Ajoutez les étapes, dans l’ordre où elles doivent se dérouler. Pour chaque étape, choisissez les rôles d’approbateur, des personnes précises, ou les deux, et indiquez si un seul approbateur ou tous les approbateurs doivent donner leur accord.
7. Définissez la priorité de la politique. La première politique qui correspond l’emporte.
8. Enregistrez la politique.

Note

Modifier une politique ne change jamais les demandes déjà en cours — leurs étapes sont figées à la création de la demande. Modifiez la politique, et les nouvelles règles s’appliqueront à la prochaine demande.

Trancher une demande

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Approbations. Le badge indique combien de demandes vous attendent.
2. Ouvrez Ma file et sélectionnez une demande. Elle indique pourquoi elle a été déclenchée — le champ, l’opérateur et la valeur qui ont correspondu.
3. Approuvez-la ou rejetez-la, en ajoutant un commentaire si la décision mérite d’être expliquée.

Attention

Vous ne pouvez pas approuver votre propre demande, et détenir l’autorisation d’approbation ne suffit pas à lui seul — vous devez être un approbateur éligible pour l’étape sur laquelle la demande se trouve actuellement.

Si deux approbateurs agissent au même instant, Belrald Assets conserve la première décision et demande au second d’actualiser.

Suivre tout le reste

Toutes les demandes affiche chaque demande avec des filtres par statut et par type. Les statuts sont En attente, Approuvée, Rejetée et Annulée. Annulez une demande en indiquant un motif lorsque l’élément sous-jacent est retiré.

Ce qui se passe ensuite

Les approbations ne changent jamais directement le statut de l’élément. C’est le module propriétaire qui réagit à la décision — un bon de commande devient émissible, une cession passe à approuvée, un changement de budget est enregistré comme autorisé. Si une décision semble n’avoir eu aucun effet, vérifiez l’élément lui-même plutôt que la demande.

Note

Les politiques intégrées livrées avec votre espace de travail peuvent être archivées mais pas supprimées, afin que vous puissiez toujours vous y rabattre.