Envoyer un contrat pour signature

Contrats est la surface de signature partagée pour tout ce qui engage deux parties ou plus — un bail, un acte de cautionnement, un contrat de prestataire, une validation d’état des lieux. Elle stocke le document, recueille les signatures et conserve les preuves de qui a signé quoi, et quand.

Préparer le contrat

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Contrats, puis Nouveau contrat.
2. Choisissez le Type — par exemple un bail ou une validation d’état des lieux. Le type relie le contrat à l’enregistrement auquel il appartient.
3. Renseignez la Juridiction. Elle est obligatoire et détermine les règles juridiques qui régissent le document.
4. Choisissez un Modèle si vous en avez un, puis donnez un Titre au contrat.
5. Ajoutez chaque Partie : son nom, son e-mail, son rôle et si elle est signataire obligatoire. Les parties qui n’ont besoin que d’une copie n’ont pas à signer.
6. Définissez l’Ordre de signature — Parallèle envoie à tout le monde en même temps, Séquentiel n’envoie à la partie suivante qu’après signature de la précédente.
7. Définissez une Expiration si le document cesse d’être valide à une date connue, puis enregistrez. Le contrat démarre à l’état de Brouillon.
8. Ouvrez le contrat et téléversez le PDF non signé que les parties vont signer.

L’envoyer et suivre les signatures

1. Sélectionnez Envoyer pour signature.
2. Chaque partie devant signer reçoit un e-mail avec son propre lien de signature. Les signataires n’ont pas besoin d’un compte Belrald Assets — le lien fait office d’accès.

Le contrat passe à En cours de signature, puis Partiellement signé à mesure que les signatures arrivent, et enfin Signé lorsque la dernière partie obligatoire a signé.

Astuce

Lien de signature expiré, ou partie ayant perdu l’e-mail ? Sélectionnez Renvoyer le lien de signature pour lui en envoyer un nouveau — inutile de reprendre le contrat à zéro.

Attention

Dès qu’une partie a signé, cette version du document est figée. La modifier crée une nouvelle version et toutes les signatures doivent être recueillies à nouveau — assurez-vous donc que le document est correct avant de l’envoyer.

Vérifier un document signé

Chaque PDF signé comporte une page de preuve indiquant, pour chaque signataire, son nom, son rôle, son e-mail, l’heure de sa signature, son adresse IP et son appareil, ainsi qu’une empreinte du corps du document à cet instant.

Sélectionnez Vérifier sur le contrat pour recontrôler cette empreinte par rapport au fichier stocké. Une discordance signifie que le fichier a été altéré depuis la signature, et la plateforme le signale plutôt que de le laisser passer discrètement.

Ce qui se passe ensuite

Un contrat signé est lié depuis l’enregistrement auquel il appartient — le bail, l’état des lieux, le prestataire. Les contrats assortis d’une date d’expiration déclenchent des alertes à l’avance afin qu’un renouvellement ne soit pas manqué, et passent à Expiré le jour venu.

Les contrats signés sont conservés même si le compte de la partie est ultérieurement effacé — les coordonnées des parties sont alors anonymisées sur place, car la conservation légale survit au compte.