Organisez les enregistrements avec des étiquettes

Peut ne pas être activé

Étiquettesn'est peut-être pas disponible dans votre espace de travail ou votre offre. Si cette option n'apparaît pas, contactez l'administrateur de votre espace de travail.

Les étiquettes forment un vocabulaire partagé pour marquer les enregistrements dans l’ensemble de votre espace de travail — une étiquette comme « Critique » ou « Garantie » peut s’appliquer aussi bien aux ordres de travail, aux actifs qu’aux fournisseurs. Parce que tout le monde choisit dans la même liste maîtrisée, les filtres et les rapports restent pertinents.

Votre espace de travail démarre avec un petit ensemble de groupes et d’étiquettes prédéfinis. Modifiez-le pour qu’il corresponde à la façon dont votre équipe s’exprime.

Créer une étiquette

1. Allez dans Paramètres → Étiquettes.
2. Sélectionnez Nouvelle étiquette.
3. Saisissez le nom — jusqu’à 64 caractères. Restez court et précis.
4. Choisissez ce à quoi elle s’applique. C’est obligatoire : sélectionnez au moins un type d’enregistrement, tel que les ordres de travail ou les actifs. Une étiquette n’apparaît que sur les types d’enregistrement que vous choisissez ici.
5. Définissez éventuellement une couleur. Si vous ne le faites pas, Belrald Assets en choisit une dans la palette.
6. Affectez éventuellement l’étiquette à un groupe.
7. Enregistrez l’étiquette.

Regrouper les étiquettes liées

Les groupes rendent les longues listes exploitables, et ils comportent deux paramètres utiles :

• Exclusif — un enregistrement ne peut porter qu’une seule étiquette de ce groupe. Utilisez-le pour des choses comme un niveau de priorité, où deux valeurs se contrediraient.
• Visible par les locataires — les étiquettes de ce groupe peuvent être montrées aux locataires. Laissez-le désactivé pour tout ce qui est interne.

Note

Vous ne pouvez rendre un groupe exclusif que si aucun enregistrement ne porte deux de ses étiquettes. Si certains le font, Belrald Assets refuse le changement et répertorie les enregistrements — retirez d’abord les étiquettes superflues, puis réessayez. Rien n’est supprimé à votre insu.

Appliquer une étiquette à plusieurs enregistrements à la fois

Ouvrez une étiquette et appliquez-la à un lot pouvant aller jusqu’à 500 enregistrements. Belrald Assets indique à quels enregistrements il a appliqué l’étiquette et lesquels il a ignorés — un enregistrement est ignoré lorsqu’il porte déjà l’étiquette ou qu’il a atteint sa propre limite d’étiquettes.

Gardez la liste propre

• Archivez une étiquette que vous n’utilisez plus. Elle quitte les sélecteurs mais reste sur les enregistrements qui la portent déjà.
• Fusionnez un doublon dans l’étiquette que vous souhaitez conserver. Les enregistrements sont automatiquement transférés vers l’étiquette conservée.

Note

Deux limites s’appliquent : jusqu’à 1 000 étiquettes par espace de travail, et jusqu’à 50 étiquettes sur un même enregistrement. Si vous atteignez le plafond de l’espace de travail, archivez ou fusionnez avant d’en ajouter d’autres. Votre forfait peut autoriser un plafond plus élevé.

Ce qui se passe ensuite

Les étiquettes apparaissent dans les filtres, les vues enregistrées et les rapports. Si votre espace de travail utilise les suggestions d’étiquettes par IA, examinez les étiquettes suggérées et acceptez ou rejetez chacune d’elles — rien n’est appliqué tant que vous ne l’avez pas accepté.