Construisez votre hiérarchie d'emplacements

Les emplacements sont la colonne vertébrale de votre espace de travail. Chaque actif, ordre de travail et coût dépend d’un emplacement ; construisez donc cette structure en premier — une bonne hiérarchie fait fonctionner les rapports, le routage et la délimitation des accès sans effort supplémentaire par la suite.

Une hiérarchie est une arborescence. Une Ville contient des Secteurs, un Secteur contient des Sites, un Site contient des Sous-emplacements. Chaque niveau est un emplacement à part entière.

Ajouter un emplacement

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Emplacements.
2. Sélectionnez Nouvel emplacement.
3. Choisissez le niveau — la taxonomie par défaut est Ville → Secteur → Site → Sous-emplacement. Les niveaux disponibles proviennent de votre taxonomie d’emplacements ; votre espace de travail peut donc en afficher des personnalisés.
4. Choisissez l’emplacement parent. Ne le laissez vide que pour un site de premier niveau.
5. Saisissez le Nom — jusqu’à 120 caractères. Utilisez le nom que les gens emploient à l’oral, comme « Bloc A » ou « Entrepôt d’Ikeja ».
6. Sélectionnez Créer.

Belrald Assets génère un code court pour l’emplacement ainsi qu’un code QR correspondant. La feuille de création comporte un champ Segment de code avec un aperçu en direct du code court qu’il produira, ce qui vous permet de l’ajuster avant d’enregistrer. Le code court est ce que les techniciens scannent sur le terrain pour accéder directement à un lieu.

Attention

Modifier le code d’un emplacement après l’impression des étiquettes marque le code comme obsolète. L’autocollant QR imprimé ne correspondra plus — réimprimez-le depuis Emplacements → Imprimer les étiquettes.

Renseignez les détails qui font le travail

Ces champs sont tous facultatifs, mais chacun débloque quelque chose. Nouvel emplacement et la feuille Modifier de la page de l’emplacement sont le même formulaire : vous pouvez donc les renseigner à la création ou y revenir plus tard :

• Coordonnées — placez le site sur une carte et prenez en charge le travail mobile géolocalisé.
• Fuseau horaire et devise — faites en sorte que les dates et les coûts s’affichent correctement pour ce site. La devise attend un code ISO 4217.
• Gestionnaire — indiquez qui est responsable du lieu.
• Mètres carrés et capacité — dimensionnez l’espace pour la planification et les rapports.
• Étiquettes et notes — ce que votre équipe a besoin de rechercher.
• Louable — marquez les unités que vous louez à des locataires.

Les contacts et les heures d’ouverture se trouvent plutôt sur l’onglet Contacts et horaires de l’emplacement. Les heures d’ouverture alimentent les calculs basés sur les heures ouvrées, y compris les compteurs de SLA.

Note

Le statut d’un emplacement apparaît dans la feuille mais se modifie depuis la page de détail. Les règles de routage sont en lecture seule — l’onglet SLA et routage affiche les règles en vigueur, ou indique que l’emplacement hérite de celles de son parent. L’adresse, le géorepérage et le centre de coûts sont enregistrés sur un emplacement mais n’ont aucun écran dans l’application.

Importer de nombreux emplacements en une fois

Si vous disposez déjà d’une liste de sites, importez-la au lieu de la saisir. Les propriétaires et les administrateurs peuvent lancer un import depuis Emplacements, et vous pouvez annuler un import en cours si vous repérez un problème dans le fichier.

Imprimer des étiquettes QR

Rendez-vous dans Emplacements → Imprimer les étiquettes, sélectionnez les emplacements souhaités et téléchargez le lot d’étiquettes. Belrald Assets marque le lot comme réimprimé pour vous, afin que vos enregistrements reflètent ce qui est physiquement affiché au mur.

Joindre des documents

Un emplacement peut contenir ses propres documents — baux, certificats de sécurité incendie, certificats de conformité électrique, inspections d’ascenseur, assurances, manuels et bien plus. Joignez-les à l’emplacement afin que toute personne y travaillant puisse les trouver.

Archivez plutôt que de supprimer

Les emplacements accumulent un historique que vous voulez rarement perdre.

• Archivez un emplacement hors service. Il disparaît des sélecteurs mais conserve son historique.
• Supprimer le retire de l’usage quotidien.

Attention

Seul un propriétaire peut restaurer un emplacement supprimé, et uniquement dans un délai de 30 jours. Passé ce délai, la restauration échoue et l’emplacement doit être recréé — archivez tout ce que vous pourriez vouloir récupérer.

Note

Le statut d’un emplacement suit le flux de travail défini par un administrateur pour les emplacements ; vous ne pouvez donc le faire passer qu’à un statut autorisé par le flux de travail. Voir Personnalisez les statuts et les flux de travail.