Suivre les coûts et les dépenses

Les finances constituent le registre financier derrière vos travaux de maintenance. La main-d’œuvre et les pièces arrivent d’elles-mêmes — à partir du temps saisi et du stock consommé — et vous ajoutez tout le reste à la main. Chaque événement financier est écrit une fois dans le Ledger et n’est jamais réécrit ; c’est ce que lisent la synthèse de dépenses, le compte de résultat et la vue des créances.

Les coûts se répartissent en quatre catégories : Labour, Parts, Vendor et Other.

Ajouter un coût à un ordre de travail

1. Ouvrez l’ordre de travail et sélectionnez l’onglet Costs.
2. Sélectionnez Add cost.
3. Saisissez un Label décrivant l’objet de la dépense.
4. Saisissez le Amount et choisissez la Currency.
5. Choisissez la catégorie.
6. Ajoutez un Memo si le montant mérite une explication.
7. Enregistrez le coût.

Utilisez Add multiple lorsque vous saisissez plusieurs coûts à partir d’une même facture.

Note

Les coûts que Belrald Assets a générés pour vous ne peuvent être ni modifiés ni annulés ici — cela concerne le temps saisi, le stock consommé et les factures des fournisseurs. Corrigez l’enregistrement source et le coût suivra.

Corriger une erreur

Rien n’est supprimé dans les finances. Pour corriger une écriture, sélectionnez Void, indiquez un Reason, puis sélectionnez Void cost. Belrald Assets comptabilise une contre-passation dans le grand livre et laisse les deux écritures visibles, afin que la piste montre ce qui s’est passé.

Comptabilisez ensuite le montant corrigé comme un nouveau coût.

Attention

Une écriture ne peut être contre-passée qu’une seule fois. Si vous contre-passez la mauvaise écriture, comptabilisez une nouvelle écriture corrigée plutôt que de tenter de contre-passer la contre-passation.

Lire vos dépenses

Finance → Spend Summary regroupe les dépenses By location, By category ou By period sur une Date range, et indique la provenance de change derrière tout chiffre converti.

Note

Une synthèse de dépenses couvre au plus 366 jours. Pour une vue plus longue, lancez un rapport depuis Analyses → Rapports.

Les autres onglets couvrent Profit & Loss, Receivables (alimenté une fois la facturation des locataires en usage), le Ledger brut et les FX rates. Depreciation et Budgets sont des fonctionnalités distinctes qui peuvent ne pas être activées pour votre espace de travail — si un onglet manque, c’est pourquoi.

Parcourir le grand livre

Le grand livre liste chaque écriture avec sa séquence, son type, son montant, sa devise, sa source et sa période. Les types incluent coût, dépense engagée, dépense réelle, revenu, encaissement, remboursement, mise au rebut, gain de cession, perte de cession, amortissement et retenue prélevée ou libérée — de sorte que vous voyez exactement quelle partie du produit a créé une écriture.

Pour contre-passer directement une écriture du grand livre, sélectionnez Reverse, saisissez un Reason d’au moins cinq caractères et sélectionnez Post reversal. La contre-passation est réservée aux propriétaires.

Devises et change

Un coût conserve la devise dans laquelle il a été engagé. La conversion a lieu lorsque vous lisez un rapport, non lorsque vous comptabilisez, de sorte que les écritures historiques ne changent jamais à votre insu. Les propriétaires peuvent Refresh rates ou Override rate sur l’onglet FX rates.

Clôturer une période

Clôturer une période comptable l’empêche de dériver. Saisissez le nom de la période pour confirmer.

Attention

Après la clôture d’une période, une écriture antidatée est comptabilisée dans la période ouverte courante à la place, et la redirection est consignée. Rapprochez vos comptes avant de clôturer.