Gérez les fichiers et les documents

Chaque manuel, garantie, photo, certificat et contrat signé dans Belrald Assets réside dans une seule bibliothèque de documents. Les fichiers sont joints à l’enregistrement auquel ils appartiennent et associés à un type — manuel, garantie, photo, certificat, facture, photo d’inspection, attestation d’assurance, etc. — afin que d’autres parties du produit puissent trouver le bon document automatiquement.

Téléverser un document

1. Dans la barre latérale, sélectionnez Documents.
2. Sélectionnez Upload. Les fichiers sont toujours rattachés à un enregistrement : la fenêtre Téléverser des documents recueille cette cible avant d’accepter un fichier.
3. Sous Rattacher à, choisissez le type d’enregistrement, puis choisissez l’Enregistrement lui-même.
4. Choisissez le Type de fichier. Il détermine les formats autorisés et la taille maximale ; renseignez-le donc avant d’ajouter le fichier.
5. Déposez votre fichier dans la zone prévue, ou sélectionnez-le. Les fichiers volumineux sont téléversés par parties et reprennent au lieu de recommencer.
6. Sélectionnez Terminé.

Note

Les actifs, emplacements, ordres de travail, demandes de maintenance, contrats, baux, procédures et fournisseurs disposent d’un sélecteur d’enregistrement avec recherche. Tous les autres types exigent la saisie manuelle d’un identifiant d’enregistrement ; ayez donc cet identifiant sous la main avant de commencer.

Belrald Assets analyse chaque téléversement à la recherche de virus. Un fichier qui échoue à l’analyse est mis à l’écart plutôt qu’ajouté à la bibliothèque, et le support Belrald s’en charge à partir de là.

Attention

Les téléversements sont vérifiés par rapport aux limites de type, de taille et de stockage de fichiers de votre espace de travail. Si un téléversement est rejeté, vérifiez la limite indiquée dans le message plutôt que de réessayer le même fichier.

Trouver un document

La bibliothèque s’ouvre sur les fichiers récents de tout votre espace de travail. Affinez la liste avec les contrôles situés au-dessus :

• Type seul affiche tous les documents rattachés à ce type d’enregistrement — tous les documents de contrat, par exemple. Ajoutez un enregistrement pour n’en garder qu’un seul.
• Any kind et Any status filtrent par type de document et par état de téléversement.
• Search files recherche par nom de fichier parmi les fichiers déjà chargés. Appuyez sur / pour y accéder directement.
• Show deleted réaffiche les fichiers supprimés mais pas encore purgés.

Utilisez le sélecteur à droite pour basculer entre la grille et la liste.

Note

Les contrôles de filtrage de la bibliothèque ne sont pas encore traduits et s’affichent en anglais, même en français.

Partager un document

Créez un lien de partage lorsqu’une personne extérieure à votre espace de travail a besoin d’un document — un fournisseur, un assureur, un locataire.

• Définissez un mot de passe sur le lien si le contenu est sensible.
• Révoquez le lien lorsque le destinataire n’en a plus besoin.

Chaque consultation, téléchargement, partage et révocation est enregistré dans l’historique d’accès du fichier.

Téléverser une nouvelle version

Téléversez une nouvelle version plutôt qu’un second fichier portant un nom différent. Le document conserve une seule identité, et son historique montre ce qui a changé et quand.

Conservation et obligations de conservation légale

Les propriétaires définissent des politiques de conservation par type de document dans l’onglet Rétention, afin que les fichiers expirent selon le calendrier qu’exige votre politique. Les administrateurs peuvent consulter les politiques mais pas les modifier.

Note

Un document soumis à une conservation légale est protégé contre la suppression liée à la conservation jusqu’à la levée de l’obligation. Seuls les propriétaires peuvent placer ou lever une obligation ; demandez-en donc une dès que vous savez qu’un document est pertinent pour un litige ou une enquête.

Surveillez votre stockage

Les propriétaires et les administrateurs disposent d’une vue du stockage dans Paramètres → Fichiers :

• Stockage — la quantité que vous utilisez actuellement, et une prévision du moment où vous serez à court au rythme actuel.
• Rétention — la politique d’expiration pour chaque type de document.
• Liens de partage — chaque lien externe actif, afin que vous puissiez révoquer ce qui ne devrait plus être accessible.

Les gestionnaires et les membres ne voient jamais cette vue.

Récupérer un fichier supprimé

Supprimer un fichier le retire de l’usage quotidien mais ne le détruit pas immédiatement — il peut être restauré. Les fichiers déplacés vers le stockage à froid peuvent également être restaurés, bien qu’ils mettent plus de temps à devenir disponibles.